定位与会展分析

实现目的的主体

明确定位关系到展会的成功与否和企业未来的发展。 从商业性质来分，通常分为 BtoB 或BtoC模式，前者是企业对企业，包括生产
上，流通领域的经销代理商，使用领域的终端企业用户，后者是主要针对消费者，当然也包括一定数量的企业级用户。如何定位好
展会，对后期的启动，执行带来很大影响，其收益效果也截然不同。

选择有影响力、富有经验、专业程度强、行业和市场认知度强的展会，就等于选择一个很好的平台让品牌去施展。近年来，大型
活动策划领域发展的非常细分化， 单独举办的展会规模并不大，也有为了扩大展会的规模， 多个展会同时举行的情况， 所以清楚展
会的规模，分析展会的性质及来场参观者的目的，判断出展目的与参观者的需求是否吻，便于做出正确选择。

分析要点：

★在展会主办方，承办单位或机构官方网站确认展会规模，获取近年来相关展会的出展企业数量，参观人数，参观者分类，
成交情况等数据报告进行比对分析。
★关注各大众媒体，网络媒体对相关展会的广告宣传及实况报道。
★分析主办方如何招商（举办研讨会等活动，媒体宣传等）。
★分析其他同类竞争企业参展规模以及获得商业合作伙伴的可能性。

理念与效益

实现目的的主体

理念是展会的指导思想，也是联系展位设计和营销策划的纽带，是整体的核心内容。一般在展会上需要展示自己的产品与服务
的魅力，剖析技术与技巧含量，提高产品认知度，树立企业形象，宣传产品品牌等等，在有限的时间内要传达给参观者的信息
量很多，以理念为行动指南，分清主次，设定优先级，才是顺利有效完成任务的基本。这同时也是区别于其他同行竞争企业的
地方，以理念为依据设计展台及标志、标语更容易表达出企业想传递的信息， 吸引参观者，使参观者更容易识别并认识企业，
从而达到企业所追求的效益。

例：理念 → 利益

提高产品生产效率→ 赢得时间，时间是生产新的利益的宝贵资产
一站式的解决方式 → 从繁琐的体系中解放，带来精神与体力上的双重愉悦，提高效率，创造新的价值

营销策划

整体营销策划分为展前准备，展中执行，展后跟进三个部分

展会期间为了有效完成目标任务，营销策划是必不可少的。展会中获取得信息，名片，调查如何进一步转化，为公司带来利益等，
如果展会前没做好计划，那么所投资的人力，物力，财力也将付之东流。

展前要做会展风险管理计划，预知风险，例如出展工作人员突然缺席，或到场观展人数超出预计范围造成工作人员混乱等，可以通
过历史参考有效回避， 而未知风险，例如不可抗力，因恶劣天气或交通影响造成参观者出行不便不能到达展场，参展产品，工具无
法运送到展场等，要通过展前计划阶段制定的应急预案来应对。

例：

▼展会前期：
◆项目启动(提交各类申请，与主办方或承办代理公司沟通，确定日期/时间，地点，内容）
◆展位的设计，制作，搭建
◆宣传资料的制作(名片，邀请函，宣传册，影像资料，产品样品，小礼品等）
◆招商(广告，会议，邀请等）
◆人力资源使用计划，人员配置及培训(现场演示及交流谈判人员，后勤服务人员）
◆人员食宿，交通安排，参展产品及其他物品的运输
◆准备出展产品，以及其他所需物品(产品展示所需工具，文具等）
◆营销计划，宣传推广计划
◆时间进度计划
◆风险应急预案
◆财务预算计划
▼展会期间：
营销计划实施(引导参观者、吸引参观者，产品展示，宣传推广，客户商谈，签订合同，风险应对等），撤展
▼展会后期：
客户跟踪(数据整理与分析，客户跟踪，回访，总结评估等）

时间管理

制定每个时段的优先事项

展会具有较强的时限性，如果不能再规定的时间内完成就意味着失败，与其他项目不同的是，展会项目不法通过增加投资，推迟进度，
延长交付时间等方式来完成项目，为了确保展会能够如期进行并顺利完成，有效的时间管理尤为重要。
时间管理包括:
展会立项之前，首先要向主办方确认开展日期/时间，展会项目启动后，以开展日期为中心做整体时间进度计划。展会需要做的工作很多，
在何时做何事，在最恰当的时间做最恰当的事，根据任务的轻重缓急及各自的交付期限限定，对任务进行有效的排序和安插，从而最大限
度的利用空闲的时间将任务合理及高效的完成。

可以用里程碑图简单直观的表示时间计划及各时间段的任务，以便于各部门互通信息，协调工作，共同关注工作进度和成果。

例：会展计划

展会四个月前：展会立项→三个月以前：招商→两个月以前：展位设计，宣传资料的印刷制作→
→一个月以前：展示产品，工具等的准备→10-15天以前：展品托运→2-5天以前：进场搭建等
→展会第一天：开展特别活动 → 展会最后一天：撤展 →展会后：数据整理，客户跟进等

预测每个时段的缓急，可能发生的大幅变动更改，并及时做调整，始终以能够按时顺利参展为原则。

例：时间计划

■展示物：选定展出产品品类，制作展示板
■内容制作：制作影像，制作演示稿，广告制作
■分发物品：宣传册，赠品的选定
■营销安排：MC，接待员的布置，订购所需物品
■展位装饰：选定装饰公司，制作有竞争力的资料，调整
■招商计划：制作邀请函，广告刊登计划
■运输安排：运输，搬运计划
■跟进：数据统计，分析，营销跟踪

成本

展会成本及效益是以长期战略为基本来测算的

展会的成本大体分为固定费用和可变费用两大部分。固定费用是指可预测的，不会发生变化的费用项目。例如场地租金以及由此产生的各种
费用，人员工资，展示道具等，展会项目运作所需的费用。可变费用是指根据展会策划理念，展会出席人数，或其他因素影响而发生变动的
费用。例如展台装饰，宣传资料，礼品，展品运输，展会必需品，人员交通费，食宿费，客户招待费等费用。

两大部分的合计为该展会的成本，相对成本的支出，其实际效益估算起来较有难度。展会所投资的成本不是马上可以回收的，从性质而言营
销的因素很大，所以立刻预测出收益，从根本上讲就是错误的想法。在出展的目的中也提到过，展览会出展的目的是企业发展战略过程中的
一部分，符合目的的投资相对于收益就是合理的。

参展投资收益测定ROI（Return On Investment）：

（收益换算合计额）　−　（出展费用合计额）　＝　ROI
参展费用，合计1，000，000日元
收益换算，合计1,000,000日元(参考下表)
此时（收益换算合计额1,000,000日元 ）-（参展费用合计额1,000,000日元 ）=ROI是0